Podnikatelská abeceda: delegování

Živnostník může svěřit část práce virtuální asistentce nebo třeba spolupracovat s jiným podnikatelem. Naopak majitel firmy by se měl naučit přenášet svojí práci na zaměstnance, externí spolupracovníky, dodavatele a sám řešit pouze strategické záležitosti.

Práce na firmě vs práce ve firmě

Někteří majitelé firem a živnostníci chtějí dělat všechno sami. A to dokonce i činnosti, které by zvládl udělat někdo kvalifikovanější nebo levnější. Takový majitel firmy je pak ve skutečnosti skrytý živnostník nebo dokonce zaměstnanec. Nepracuje na rozvoji firmy, ale pracuje ve firmě. Může dokonce vyžadovat schvalování každého rozhodnutí a bez jeho přítomnosti nic nefunguje. Důvody pro takový přístup jsou různé:

• Pocit, že to jiní neudělají lépe – může být podložen i předchozími zkušenostmi, kde se majitel opakovaně spálil a nyní má nedůvěru. S každým neúspěchem při delegování se tato nedůvěra zvyšuje.
• Ego a pocit moci – pro někoho může být lákavé cítit se důležitý, nepostradatelný, nenahraditelný a dokonce ovládat jiné lidi.
• Strach – zdrojem může být ztráta kontroly nebo jiný důvod. Být u kormidla za každých okolností pak vyvolává větší pocit bezpečí.
• Náklady – možnost delegovat obvykle přináší navýšení cen, protože je třeba promítnout do služeb / zboží dodatečné prostředky na zaplacení dalších lidí.
• Složitost – odrazovat může také nutnost všechno pořádně nastavit a prověřovat. Při nastavování postupů ve firmě obvykle potřebujete několikanásobek času.
• Výskyt chyb a odlišný výsledek – někdo možná nesnese, že při delegování budou vznikat chyby a výsledek práce nebude vypadat podle vašich představ.

Výhody a nevýhody delegování

Výhody

• Můžete se věnovat převážně tomu, co vás baví.
• Úspora času při opakovaných činnostech.
• U majitelů firem možný odstup od denních problémů a zaměření na strategická rozhodnutí, jednání s klíčovými zákazníky či partnery.
• Možnost řídit větší počet firem a tím generovat vyšší zisk.
• Při spolupráci s odborníky často lepší výsledky a výstupy, než když vše řeší majitel / živnostník sám.

Nevýhody

• Vyšší náklady a někdy nutnost je promítnout do ceny služeb / zboží.
• Nastavování složitějších postupů může zabrat více času. Nutná kontrola a neustálé úpravy postupů při odhalení nových chyb.
• Počítejte s tím, že první delegovaný postup nemusí být tak efektivní. Ke zvyšování efektivity většinou dochází při opakování daného postupu.
• Nutnost najmout správné typy lidí, kteří mají ideální vlastnosti pro dobrou spolupráci.
• Vyšší míra rizika a potřeba předcházení případným závažným problémům.
• U vybraných aktivit někdy nutnost zapojení advokátů a smluvní ošetření spolupráce.
• Při odchodu zaměstnanců či změnách dodavatele nutnost opětovného nastavení.

Jak se naučit správně delegovat

U delegování velmi záleží na tom, komu danou práci zadáváte. Jinak budete zadávat práci nezkušenému, juniornímu člověku a jiným způsobem zkušenému specialistovi s mnohaletou praxí. Při zadávání úkolů se můžete inspirovat metodou SMART (česká zkratka KARAT). Úkol by měl být:

• Konkrétní – tedy nikoliv třeba „přineste noviny“, ale „přineste 1x dnešní noviny; Deník N. Bez přílohy, za cenu XY Kč“.
• Měřitelný – tedy nikoliv „expandujeme na Slovensko“, ale „spustíme slovenskou verzi eshopu a do konce roku 2026 získáme minimálně 130 zákazníků“.
• Dosažitelný – tedy nikoliv „do měsíce expandujeme do celého světa“, ale „do tří měsíců expandujeme na Slovensko“.
• Realistický – tedy nikoliv „navýšíme tržby ze 1 milionů korun na 1 miliardu“, ale „navýšíme tržby o 5 %, v souladu s růstem trhu“.
• Ohraničený v čase – tedy nikoliv „expandujeme do Maďarska“, ale „v říjnu 2026 dokončíme expanzi do Maďarska“.

Ověřte si druhou stranu

Při delegování je důležité ověřit, jak vás druhá strana pochopila. Přitakávání a souhlas vám neřekne, zdali si správně rozumíte. Bezpečnější je, když vám příjemce úkolu vlastními slovy zopakuje, jak úkolu rozumí.

Rozpadněte velké úkoly do menších

Zadáváte-li komplexní úkol, vyplatí se většinou jeho rozpad do menších kroků a nastavení kontrolních milníků. Při plánování milníků si ponechávejte větší rezervu a buďte připraveni na různé situace. Vždy byste měli mít plán B, C, D… pro případ, kdy by se něco zdrželo, nepovedlo nebo bylo potřeba řešit situaci jinak.

V případě delegování na méně zkušeného kolegu, nováčka, začínajícího nebo nevyzkoušeného člověka, pomáhá rozdělit i menší úkol. Příklad: očekáváte dodání složité tabulky v Excelu. Vyhotovení tabulky odhaduje realizátor úkolu na 20 hodin. Budete chtít ukázat vzorek už po 30 minutách práce, abyste náhodou nedostali nepoužitelnou tabulku. Čerpání většího počtu hodin dovolíte až ve chvíli, kdy si budete jistí s možným dobrým výsledkem.

Úkol se může změnit

Někdy se stává, že se úkol po cestě změní, případně dojde ke změně okolností. Buďte připraveni změnit postup, případně i celý úkol včas zastavit. Není nic horšího, než když budete lpět na úkolech, které nefungují a ničemu nepomáhají.

Chaotičnost nepomáhá

Někteří podnikatelé jsou dezorganizovaní, chaotičtí a tyto své vlastnosti přenášejí na celý svůj tým a případně dodavatele. Nesystematičnost při řízení firmy sice může vytvářet pocit atmosféry čerstvě budované firmy (startupu), ale vyžaduje určité typy lidí a v extrémních případech může firmu ohrožovat.

Zvažte nástroj pro řízení projektů

Vést složitější projekty jen v e-mailovém rozhraní může být nepřehledné. E-maily totiž nejsou určeny k řešení úkolů. Oproti nástrojům typu Freelo, BaseCamp, TeamWork, Monday a dalším, totiž e-mail neobsahuje dodatečné funkce. Například: určení priority, přiřazení úkolu konkrétní osobě, komentáře, soubory, datum splnění, procentuální vyjádření rozpracovanosti apod.

Postupy pomocí myšlenkových map

Chcete-li delegovat složitější postup, můžete si skrze nástroje pro myšlenkové mapy celý postup vizualizovat. Počítejte s tím, že delegování celých postupů je obvykle složitější, než řešení jednorázového úkolu.

Jaké vlastnosti hledat u spolupracovníků

Úspěšnost delegování je přímo úměrné tomu, jaké máte spolupracovníky. Tyto vlastnosti jsou klíčové:

• Odbornost – nestačí vám, že dotyčný prohlásí „to umím“. Je potřeba si odbornost ověřit. U externího dodavatele to mohou být reference, případové studie, ukázky práce. V případě zaměstnance reference z předchozí práce, projití životopisu, praktické testy před zaměstnáním, dozor od jiného kolegy nebo nadřízeného.
• Dobré organizační schopnosti – potřebujete někoho, kdo bude dodržovat termíny, dobře pracovat s prioritami a poradí si samostatně s řadou překážek.
• Spolehlivost – dodržování domluvených postupů a termínů.
• Přemýšlivost a komunikace – u většiny úkolů nepotřebujete slepé plniče zadání. Bude-li zadavatel o úkolu přemýšlet a následně dávat najevo případné dotazy či zjištěné rozpory, pomůže to zejména u složitějších úkolů.

Praktická ukázka postupu u delegování

Řekněme, že chcete delegovat vytvoření tabulky, která bude obsahovat seznam vašich zákazníků a potřebné údaje. S touto tabulkou bude následně pracovat vaše obchodní oddělení při obvolání ohledně nové nabídky. Tabulku zadáváte neprověřené virtuální asistentce. Jedná se o zcela novou spolupráci. Asistentku budeme označovat smyšleným příjmením paní Vzorková.

1. krok: ověření kompetencí

Dobré dopoledne paní Vzorková,

potřeboval bych od Vás tabulku se seznamem zákazníků. Je velmi podobná tabulce v příloze. Jaké máte konkrétně zkušenosti s tvorbou Excelů? Jak moc je toto Vaše silná nebo slabá stránka? Kdy jste naposledy tvořila nějakou takovou tabulku pro jiného klienta? Můžete uvést reference?

Děkuji Vám za odpověď
Jan Podnikavý

2. krok: zadání

Podnikatel píše zadání v nástroji pro řízení projektů. Před tím se s asistentkou domluvil na orientačním termínu a ceně. Všimněte si, že tyto údaje jsou součástí zadání. Dále je vhodné uvádět kontext, aby dotyčný příjemce úkolu chápal svojí práci v širších souvislostech.

Vytvoření tabulky zákazníků pro následnou práci obchodníků

Dle telefonické dohody bych od Vás potřeboval vytvořit tabulku v Excelu, která bude sloužit obchodnímu oddělení pro prezentaci nové nabídky. Oproti vzoru v příloze bude tabulka obsahovat tato pole:
(následuje přehledný výčet všech polí)

Tabulku budou tvořit tyto zdroje:
(následuje zdroje, odkud asistentka čerpá data)

Abych měl jistotu, že bude tabulka obsahovat potřebné informace, pošlete mi prosím po prvních 30 minutách ukázku a počkejte na schválení. První zkušební výstup jste mi slíbila ve čtvrtek 13. 12. 2024.
Jsme domluveni na celkovém čase 20h a orientační celkové ceně 4 000 Kč. Částka bude uhrazena oproti faktuře po ukončení prací. Jakékoliv vícepráce budete dělat v hodinové sazbě 600 Kč. Dodání hotové tabulky jste slíbila ke dní 31. 12. 2024.

3. krok: kontrola

Asistentka posílá po 30 minutách hotovou tabulku. Podnikatel očekává chyby, nezlobí se, nevyčítá, nezvyšuje hlas a profesionálně popisuje, co je potřeba upravit proč. Pokud je vše v pořádku, může proběhnout dokončení úkolu už bez dílčích kontrol.

Řešení častých problémů delegování

• Delegovaný se s úkolem tajně trápí a neřekne vám to – na konci úkolu nebo v průběhu si nechte sdělit zpětnou vazbu. Klaďte otevřené otázky: „Jak se vám na úkolu pracovalo?“, „Jak moc vás úkol bavil nebo nebavil?“, „Je nebo není toto typ úkolu, který chcete dostávat?“.
• Časová dotace není efektivně využita – zejména začínající nebo méně zkušení lidé mohou mít s některými úkoly problémy a mohou pracovat neefektivně. Úkol vám sice odevzdají, ale časová dotace neodpovídá tomu, jak by úkol zvládl zkušenější kolega. Zde pomůže porovnání času s někým jiným. Spolupracujete-li s externisty, můžete daný úkol zadat příště jinde a porovnat časovou náročnost i doručený výsledek.