Podnikatelská abeceda: spolehlivost

Spolehlivost byl měl být cíl každého podnikatele. Bohužel například u řemeslníků se zákazníci běžně setkávají s nedodržováním termínů, cen a nedokončováním rozdělané práce. Špatnou spolehlivost mají i některé kreativní profese. Výhrady bývají také u podnikajících studentů a programátorů. Týkat se může i firem, kde v extrémním případě vysoká nespolehlivost může vést až ke krachu společnosti.

Proč nejsou podnikatelé spolehliví?

Nespolehlivost může nastat z mnoha různých důvodů:

Špatné organizační schopnosti - podnikatel si špatně plánuje čas, takže nestíhá zakázky v domluvených termínech. Podnikání připomíná hašení několika požárů na poslední chvíli. Řešením je zlepšení práce s časem, případně zapojení do spolupráce dalšího člověka, který nahradí chybějící silné stránky v oblasti pečlivosti a organizace práce. Lze také zavést různé postupy: potvrzování termínů se zákazníky, automatická blokace času a plánování kapacity, odstranění neefektivních prostojů, vybírání záloh, smlouvy atd.

Chybějící disciplína - podnikatel má hlavu v oblacích, pracuje chaoticky, nahodile a nedokáže se "kousnout a zabrat". Chybějící osobnostní rys lze nahradit externí spoluprací, kdy podnikatel přenese organizační úkoly na jinou osobu. Pomůže dávat delší termíny. Je potřeba na sobě pracovat a rozvíjet se.

Neschopnost říkat NE - tato vlastnost může vycházet ze strachu, že podnikatel nebude mít peníze. Proto může přijímat jakoukoliv zakázku nebo vstupovat do spolupráce s toxickými zákazníky. Případně je tam snaha vyhovět všem; pomáhat za každou cenu. Může za tím být i snaha o příliš rychlý růst podnikání. U přehlcení poptávkami hrozí riziko, že podnikatel nebo firma nezvládne objednávky odbavovat.

Přecenění vlastních schopností - přijetí náročných zakázek, na které podnikatel nemá kapacity nebo dostatečné znalosti. Následné "zhroucení", kdy podnikatel nezná východisko ze situace a vůči zákazníkovi raději začne dělat mrtvého brouka.

Neschopnost komunikace - pro některé podnikatele může být obtížné přijít za zákazníkem a přiznat vlastní chyby. Případně se situace může natolik vyhrotit, že podnikatel zvolí mlčení jako způsob řešení svého problému.

Chybějící zastupitelnost - náhlá nemoc, složitá situace v rodině nebo jiné nepředvídatelné události včetně úmrtí. Zejména podnikatelé jednotlivci nemají připraven plán B) pro případ, že by náhle přestali být k dispozici.

Špatné odhady času / ceny - nesprávný odhad času může způsobit ztrátu motivace, protože člověk pak pracuje na zakázce zadarmo nebo chce zákazníkovi fakturovat vícepráce. Špatný odhad ceny může způsobit podobné potíže.

Nesplnění slibů - slibování během úvodních obchodních jednání a následné neplnění těchto slibů může být vnímáno negativně. Stejně tak může zákazník posuzovat i případné další klíčové přísliby.

Vady při výrobě - spolehlivost může snížit nevhodný postup, materiál či chyby při výrobě.

Jak zvyšovat spolehlivost?

Určitě během podnikání budete dělat chyby. Žádný systém, ani sebelepší propracované postupy vás nedokáží ochránit proti všemu. Navíc některé vnější zásahy a souběh okolností nemáte ani šanci ovlivnit. Přesto se vyplatí do spolehlivosti investovat čas, peníze a energii.

Práce na rozvoji osobnosti

Úspěch či naopak ztroskotání podnikání závisí na osobnosti a šikovnosti podnikatele. Některé osobnostní rysy či slabé stránky možná nikdy nevyřešíte, ale neustálá práce na sobě vám i vašemu podnikání může prospět. Rozvíjet se lze za pomocí literatury, kurzů, školení, ve spolupráci s psychologem, koučem a dalšími odborníky.

Organizace času a pořádek v práci

Podnikatel může v začátcích prožívat čerstvě nabytou svobodu po svém. Pokud před tím pracoval jako zaměstnanec, náhle nemá pracovní dobu a jasné mantinely. Nehrozí mu žádný postih, ani vyhazov z práce. Zkušenější podnikatelé však postupně zjistí, že má smysl pracovat v konkrétně stanovený čas. Je to vhodné nejen vůči zákazníkům, ale také s ohledem na případné další spolupracovníky.

Pro samotnou organizaci práce pak mohou být použity různé postupy: systém GTD, upravená metoda ZTD, agilní řízení, scrum, metoda vodopádu. Lidé dost často kombinují různé postupy, které jim vyhovují. Každému totiž sedí něco jiného. Někdo třeba používá papírový diář, píše si fyzické lístečky s úkoly a jinému zase mohou vyhovovat různé online formy.

Velmi také pomáhá opakovaná zkušenost se zakázkami. Začínající podnikatelé mají někdy špatný časový odhad u činností, které dělají poprvé. Buď si nenechají dostatečnou rezervu nebo naopak mají zbytečně vysoké časové odhady.

K většímu pořádku přispívá i vedení zakázek v různých systémech. Některé firmy i jednotlivci mají systémy na míru, které jim pomáhají zakázku automatizovat a mít ve všem pořádek. Existují i systémy pro správu požadavků od zákazníků.

Práce se zpětnou vazbou od zákazníků

Každá zakázka pro vás může být poučení. Například americká armáda má dokonce samostatnou divizi na zaznamenávání zjištěných poznatků.

Řešení nejčastějších situací

Přetížení

Přetížení nastává ve chvíli, kdy je před vámi velmi mnoho úkolů a v tom horším případě všechny "hoří". Přestože by se jako první nabízelo usilovně pokračovat v práci, někdy může pomoci zastavení a přeplánování dalších kroků. Můžete také zkusit vyjednávat se zákazníky o posunech termínů. Lze se pokusit odevzdat i část práce, aby měl zákazník alespoň něco k dispozici. Základem je intenzivní komunikace s každým klientem. V některých případech firmy zveřejňují informaci o přetížení na svých stránkách.

Je potřeba okamžitě přehodnotit veškeré budoucí zakázky. Někdy i za cenu toho, že odřeknete rozjednanou spolupráci. Pokud to rozpočet umožňuje, můžete zvážit posílení týmu. Při delegování práce však bude potřeba věnovat více času na předání a průběžnou kontrolu.

Během přetížení nastává také riziko zvýšené chybovosti. Přehlédnete detaily, kterých jste si dříve všímali. Nebo třeba odvedete práci v horší kvalitě. Na tyto faktory je třeba pamatovat a věnovat zvýšené úsilí kontrole.

Prevence

Přetížení lze do určité míry předcházet velmi dobrou organizací času a práce. Zakázky mohou mít velké časové i cenové rezervy. Pomůže seznam spolehlivých kolegů z oboru, kteří vám buď mohou pomoci nebo v nejhorším případě převzít celou zakázku.

Zastupitelnost

Živnostníci mají zastupitelnost obvykle horší. Práci vykonávají přímo oni sami. Jakákoliv nemoc nebo neočekávaná situace může mít negativní vliv na domluvené zakázky.

Prevence

Nemáte-li více spolupracovníků, můžete se pokusit dosáhnout alespoň částečnou zastupitelnost. Například do spolupráci zapojit virtuální asistentku, která bude fungovat jako vaše vzdálená sekretářka. Někteří živnostníci mají i předem připravené postupy pro případ vážných událostí jako dlouhodobá nemoc, úmrtí apod.

Vyhoření

Syndrom vyhoření je ztráta profesního zájmu. Když se do tohoto stavu podnikatel dostane, obvykle přestává úplně pracovat. Není třeba schopný otevřít e-mailovou schránku, udělat poradu s kolegy a rozhodovat. Dopady veřejně popsal investor Martin Rozhoň.

Prevence

Prevence syndromu vyhoření zahrnuje pravidelný odpočinek, vyvážený pracovní režim, stanovení realistických cílů a péči o duševní zdraví. Důležité je také vyhledávání podpory v komunitě, pravidelné reflexe vlastních úspěchů a neustálé vzdělávání.