Podnikatelská abeceda: sebeřízení

Podnikání je spojeno se svobodou. To může být pro bývalé zaměstnance šok. Náhle chybí jakákoliv kontrola ze strany nadřízených, nejsou žádná firemní pravidla a nehrozí případné postihy za jejich porušení. Problémy mohou mít i lidé, kteří nikdy nebyli zaměstnaní a rovnou začnou podnikat. Mohou jim chybět potřebné návyky.

Sebeřízení (self management) znamená, že dokážete vědomě kontrolovat své chování, myšlení a emoce. Můžete se sladit se svými cíli, správně pracovat s prioritami a mít fokus na důležité věci. Díky tomu zvládnete většinu výzev podnikání. Opakem sebeřízení je chaos, špatná organizovanost, neřešení priorit a věnování času i pozornosti okrajovým činnostem (prokrastinace). Sebeřízení vyžaduje disciplínu a silnou vůli.

Proč byste měli řešit sebeřízení?

Podnikatel s dobře zvládnutým sebeřízením získává řadu výhod:

• Efektivnější využití času – schopnost správně pracovat s omezeným časem vede k vyšší efektivitě. Oproti svým chaotickým kolegům toho zvládne více. Pravděpodobně se to projeví i na výši příjmů od zákazníků a možná i větším rozvoji vlastního podnikání. Je také možné získat více času na rodinu, přátele a koníčky.
• Menší pocit zahlcení – zejména v začátcích podnikání může mít živnostník pocit, že neví kam dříve skočit. Sebeřízení pomůže podnikateli rozhodnout načasování jednotlivých úkolů a stanovit jejich důležitost. To pak může vést i k menšímu pocitu zahlcení. Schopnost práce s prioritami ocení většinou také zákazníci.
• Zvýšení spokojenosti podnikatele i zákazníků – lepší plánování zvyšuje spokojenost u zákazníků a spokojenější může být i samotný živnostník. Podnikatel dokáže dávat a dodržovat termíny. Díky plánování předchází krizovým situacím, které vyžadují mnohem více času na řešení a mohou být navíc zdrojem stresu. Plány v některých typech podnikání umožňují i přesněji odhadnout ceny včetně potřebné rezervy.
• Vyšší cena a tím i lepší příjem – vysoká spolehlivost může vést k nárůstu poptávky po službách nebo produktech. A s tím může být spojena i vyšší cena, kterou budou lidé ochotní zaplatit.
• Nižší stres – chaotičnost a dezorganizovanost může v podnikání vytvářet vyšší tlaky a řadu stresových situací. Podnikatel s dobrým sebeřízením naopak může řadě stresujícím situacím předcházet.
• Větší ochota pro doporučování a vzájemnou spolupráci – o disciplinovaného podnikatele mohou mít zákazníci větší zájem a podobný postoj mohou zastávat ostatní podnikatelé či firmy.

Poznání silných a slabých stránek

Někteří lidé mají větší sklony k plánování a pořádku. Tento typ lidí si také může vybírat povolání, kde jsou tyto vlastnosti potřeba: pečlivý účetní, spolehlivá a organizovaná virtuální asistentka, precizní pořadatel firemních akcí, projektový manažer a řada dalších. Existují i případy, kdy si lidé omylem vyberou nevhodný obor. Vhodnost povolání lze otestovat nebo se o tom poradit s kariérním poradcem.

Je potřeba rozlišit, zdali vaše situace vychází ze špatných návyků nebo jde o vaší slabou stránku. K poznání silných a slabých stránek můžete použít různé testy, například Gallup StrengthsFinder 2.0, Red Bull Wingfinder, Dynamiku Bohatství, metodu Socionika a mnohé další. Případně vám pomůže rozhovor s koučem / psychologem a poradcem pro personalistiku.

Lidé se slabými a silnými stránkami pracují různě. Někdo se zaměřuje na zlepšování těch slabých, jiný si slabé stránky doplní dalšími členy týmu. Například: nejste dostatečně pečliví a trpěliví na vytváření komplexních tabulek v Excelu? Pověřte tím virtuální asistentku. Je možné, že to vytvoří za mnohem kratší dobu a vy se můžete soustředit na to, co je vaší silnou stránkou.

Jestliže naopak zjistíte, že by vaší situaci zlepšila změna chování, můžete se pokusit vytvořit návyk. Postupy pro upevnění návyku se liší. Obvykle jde o opakování vybrané činnosti tak dlouho, až se stane nedílnou součástí vašeho života. Abyste v tréninku byli úspěšní, potřebujete silnou vnitřní motivaci.

Práce s motivací

Součástí sebeřízení je schopnost pracovat s vlastní motivací. Správná motivace vám pomáhá dosáhnout vašich cílů. Opakem je demotivace, kdy se vám nechce pracovat a v extrémní situaci můžete zvažovat ukončení podnikání. Vnější motivace je například hrozba smluvní pokuty, nesplněného termínu, naštvaného zákazníka nebo i pozitivní v podobě doplacení ceny za zakázku. Vnitřní motivace naopak vychází přímo z vás. Může být spojena s vašimi hodnotami, potřebou seberealizace apod.

Když dokážete sami sebe motivovat, můžete snadněji plnit úkoly, termíny a zkrátka fungovat dostatečně spolehlivě pro zákazníky. Pomůže například stanovit si splnitelné cíle a postupně sledovat svůj postup. Za dosažení určitých milníků se můžete odměnit / oslavit to jako úspěch.

Dobrá organizace práce

Kvalitnímu sebeřízení může velmi pomoci, když budete mít v zakázkách pořádek a systém. Každému vyhovuje něco jiného: někdo spravuje veškeré zakázky v Excelu, jiný si vede papírovou evidenci a diář, další zase ocení složitější online nástroj na řízení projektů (například Freelo, TeamWork, BaseCamp a mnohé další).

Spíše nedoporučované je pak použití e-mailu jako úkolníku. Je to proto, že e-mailová zpráva neobsahuje žádnou konkrétní akci, termín, ani zadání. Vše musíte opakovaně zjišťovat z textu e-mailu. Samotný e-mailový klient navíc svými funkcemi nepomáhá k tomu, abyste odtud řídili komplexní úkoly. S e-maily souvisí i zajímavý návyk s názvem Inbox Zero, kdy se snažíte nemít žádné nepřečtené e-maily.

Ať už používáte jakýkoliv nástroj, potřebujete opět silnou disciplínu k tomu, abyste si ve všem udržovali pořádek. Není-li pečlivost vaše silná stránka, je dobré si vytvořit návyk a jednou za čas udělat „úklid“.

S organizací práce úzce souvisí schopnost pracovat s časem. Opět vám může pomoci technika: existuje třeba služba RescueTime (https://www.rescuetime.com/), která automaticky zaznamenává používané počítačové programy. Zjistíte díky tomu, kolik času třeba trávíte na sociálních sítích, sledováním online videa a další neproduktivní činností. Některé programy dovedou zablokovat sociální sítě.

Naopak aplikace jako Toggl (https://toggl.com/) pomáhají čas zaznamenávat ručně. Díky sledování času získáte přesnější odhad ohledně toho, kolik vám jednotlivá práce zabere. Tyto údaje pak můžete využívat třeba při naceňování svých produktů / služeb.

Různé techniky práce s časem vám mohou pomoci s koncentrací. Jednou z nich je třeba metoda pomodoro. Ta funguje na stanovení času o délce 25 minut a koncentraci na konkrétní úkol. Jakmile zazvoní budík, uděláte si čárku. Po nasbírání čtyřech čárek si můžete na 3 – 5 minut odpočinout. Jakmile uděláte čtyři tyto pomodory cykly, můžete si dát pauzu na 15 – 30 minut.

Lidé také různě přerušují upozornění ze sociálních sítích, zvonění telefonu nebo si dokonce vypínají internet. Případně používají pro psaní různé zjednodušené editory. Existuje i služba brain.fm, která pouští na pozadí hudbu a umožňuje se lépe soustředit na práci.

Do dobré organizace práce patří i pravidelný odpočinek, pravidelná fyzická aktivita a případně zvládání technik pro fokus na přítomný okamžik nebo třeba meditace. Odpočatý a plně soustředěný člověk bude totiž pracovat jiným způsobem, než vyčerpaný podnikatel. Někteří podnikatelé rovněž využívají svobody podnikání i tomu, aby si pravidelně dopřávali polední siestu, případně krátký odpočinek během práce. Vliv na fungování mozku může mít i zdravá strava, omezení alkoholu a vyhýbání se návykovým látkám.

Práce s prioritami

Podnikateli také pomůže, když zvládne správně určovat priority. Jedním z dobrých návyků bývá například začátek dne prací na tom nejdůležitějším úkolu. Jestliže je úkolů více, práci je možné přerušit. Nedoporučuje se přeskakovat rychle z úkolů na úkol, protože zanoření se do tématu může trvat až 15 minut. Přichází-li v daný okamžik více úkolů, stačí si je poznamenat na papírek nebo do počítače a rozhodnout o jejich realizaci později.

Jakmile vzniká nová situace k řešení, podnikatel by si měl ujasnit, zdali je potřeba danou situaci řešit okamžitě (věc do 5 minut), jestli je úkol možný delegovat nebo může řešení odložit na později. Zejména některé lákavě vypadající nápady se vyplatí nechat uležet. S odstupem už daný nápad nemusí vypadat tak zajímavě.

Vyřizování e-mailů, správě nebo sledování sociálních sítí můžete vyčlenit samostatné bloky času. Stejně tak je užitečné spojovat k sobě podobné činnosti jako třeba telefonáty zákazníkům, přípravu nabídek apod.

Přijetí zodpovědnosti

Místo vymlouvání či omlouvání vlastních chyb je velmi silné, když podnikatel přijme zodpovědnost za své činy. A začne na sobě systematicky pracovat, aby posílil své silné stránky a současně odstranil všechny nevhodné návyky.